बैठक में अपर कलेक्टर और रिटर्निंग अधिकारी श्री प्रदीप कुमार साहू ने बताया कि सभा के लिए 48 घंटे पूर्व अनुमति लेना होगा। होर्डिंग लगाने के पूर्व भी नगर पालिका से अनुमति लेना अनिवार्य किया गया है। पंपलेट, पोस्टर, बैनर में प्रकाशक और मुद्रक का नाम अंकित करना अनिवार्य किया गया है। उन्होंने बताया कि मतदान केंद्रों में बुजुर्ग, दिव्यांग, असहायों के लिए व्हील चेयर के व्यवस्था की जाएगी। नोडल अधिकारी श्री लोकेश पैंकरा ने व्यय संधारण के बारे में विस्तार से जानकारी दी। इसके साथ ही इस बैठक में निक्षेप राशि के बारे में जानकारी दी गई।
बैठक में परमिटेड वाहन के उपयोग, अभ्यर्थी पहचान पत्र के बारे में जानकारी देने के साथ ही  निर्वाचन अभिकर्ता, गणक अभिकर्ता और मतदान अभिकर्ता नियुक्त किए जाने के संबंध में जानकारी दी गई। बैठक में एसडीएम और सहायक रिटर्निंग अधिकारी श्री ओंकार यादव, नगर पालिका सीएमओ श्री योगेश्वर उपाध्याय, मास्टर ट्रेनर श्री उमेश नंदे मौजूद रहे।